2008年8月29日

如何輕鬆將我的文件轉存成PDF?

送印文件實在是個非常棘手的事情,尤其如果要進行列印的檔案是企畫書、申請書這一類又臭又長的重要文件,「輸出」實在是個非常重要的步驟。一不小心,很可能讓一份原本可以通過的企畫書,因為內容掉圖、版面錯置而功虧一簣。

通常我們處理文件還是以微軟牌的word為主,偏偏微軟牌的word版本又常不能完全相容。在我的經驗裡,就碰過2003畫出來的表格版型,用2007開卻跑掉的情況。當我們跑去質疑對方怎麼沒有將文件處理妥善,常常是版本的問題在挑撥離間,好不尷尬。

理論上應該可以向下相容的2007版本,為啥會發生這種問題,我也非常納悶。 更甚者,有時候2003彼此文件還會有版型錯亂的情況,真是奇哉怪哉。

所以在輸出文件,我會盡量以「PDF」檔為主(雖然PDF也曾發生掉字的窘境),因為PDF檔比起各種word版本來說,一致性、完整性可是好多了。但問題來了,那該如何把現有的文件檔轉換成PDF呢?

你可能最先想到的會是PDF公司自家的Adobe Acrobat,使用性如何因為經驗不多就持保留,但正常來說那是要花co co買的(咳..我都說是正常來說了...)。那~有沒有更好的選擇,讓我們可以輕鬆將現有office文件轉換成PDF格式?

有的,有一個方法非常簡單讓你轉換任何一個office文件成PDF檔,有多簡單?就跟你另存一份新檔案一樣那麼容易。答案是微軟自己出的下載增益集,這個附加元件叫「SaveAsPDF」,他可以讓你輕鬆轉換任何office文件成PDF檔。

首先,使用環境必須是office 2007,不支援向下相容之前的版本(真賊!)。


檔案不大,約900KB,由於是執行檔,所以下載直接安裝即可。完成後,打開你的word,開啟任何一份你想轉換成PDF的文件,接著在「另存新檔」這邊,你可以看到存檔類型上多出了「PDF或XPS」可以選擇。


點選之後有這三個選項可以選擇,一般來說我們直接存檔就可以了。


存檔完成,搞定。

如何,夠簡單吧?而且經過我之前六七份企畫書的考驗(含表格、圖片等亂七八糟的東西),基本上我還沒碰到有掉字、版型錯亂等問題。換句話說,你從word打開的文件長怎麼樣,你存檔的PDF就會長怎麼樣,絲毫不用擔心轉換之間的差異(真不愧是微軟自家出的工具..)。

唯一比較麻煩的地方,在微軟官方下載這個增益集,必須通過「金鑰驗證」的步驟才行,對於有些人來說,也許只能徒呼負負。

但我說過了,檔案不大,才900KB上下,連1MB都不到,而且重點是..咳,你會遺憾不能直接從微軟官方進行下載 ....如此而已。



推薦給大家使用囉!非常好用的PDF轉換工具!