Google 文件：協同作業，mail來mail去不嫌累嗎？

Google 文件其實一直是個相當好用的Google服務，只是在我們身邊許多人並不懂得善用這樣一個好用的工具。

而且Google 文件本身還提供了正體中文介面，對我們使用上來說更加友善。只是對周遭許多朋友來說，「打字就是要用word」幾乎跟「喝可樂就是要喝coka cola」一樣已經是種長久的習慣，這不是好不好用的問題，而是太過習慣，將近自然。

Word當然有他擅長的地方，但不可否認他還是有許多問題沒辦法解決。舉個最簡單的例子，版本的相容性每次就是最令人提心吊膽的存在。用office 2007編輯，即使用了「97-2003」版本來儲存，碰到重要場合，還是得多存幾個版本，否則上台簡報一開出來，字型漏了，表格跑了，版型掉了，圖片沒了，每個問題都可以讓你夠挫咧等。

Google 文件以「文件編輯」的角度來看，功能的確不夠全面，尤其比起office來說，真的只能說是「堪用」而不是「好用」。但即使如此，Google 文件讓瀏覽器變成文字編輯軟體，有許多功能是建築在網路上的服務所佔據的優勢。

比如說我們常常會碰到一種情況，一份作業必須靠三四個人一起完成，或一份報告必須讓大家一起瀏覽勘誤，這種我們需與他人協同作業，即使是坐在旁邊的同事，仍然免不了許多文件上的往返。這種時候，你該用什麼方式來提高文件交換的效率？

• 用mail？每次夾檔來夾檔去，不嫌麻煩嗎？
• 用MSN，每次檔案丟來丟去，還要看存在哪個資料夾，事情一忙不會漏了嗎？
• 用紙本印出來討論，什麼！？你嫌對地球傷害還不夠嗎？況且如果兩個人距離很遠怎麼辦？

這就是word力有未逮的時候，而我們反而可以透過Google 文件來解決這種協同作業上的不便。因為Google 文件有提供「共用」的功能，透過這個選項，你可以邀請對方一起透過瀏覽器來編輯文件，甚至還能在編輯畫面線上交談，如何，夠炫了嗎？（但必要條件是參與編輯的人都需有Google帳號）

方法很簡單，先進入任何一份你所開啟的文件，假定就是必須協同作業的作業。 然後選擇畫面右上方的「共用」選項。

可以看到有好幾種共用方式， 如果你想針對某個帳號作共用，請選擇「與其他人共用」，或者可以選擇「作為附件以電子郵件傳送」，Google 文件會將這份文件轉存成你選擇的格式（.doc，或.pdf）來進行傳送。一般我們協同作業必須長時間來互相編輯，因此建議選擇「以其他人共用」。

Google 文件會開啟一個視窗，接著只要按照畫面指示，輸入邀請對象、是否開放讓受邀對象有權限在邀請他人等等設定即可。設定完成後，對方的Gmail就會收到一封通知信，就能開始進行共同編輯這份文件的作業了。

另外附帶講解，有時候我們只是需要讓對方看過這份文件，並不需要讓對方擁有編輯權限，或是說我們有一份草稿需要讓許多組員過目，使用mail傳送文件可能是個好方法，但又擔心格式不統一、或是其他考量因素，其實有更簡單的方法。

我們只需在「共同」這個選項，選擇「以網頁發佈」，Google 文件一樣會開啟一個視窗，讓我們進行設定。

只要按下「發佈文件」以後，就會出現一串連結網址：

任何人只要點選這個連結，就能開啟這份文件的網頁版，不需word、只要透過瀏覽器就能把這份文件完整的讓他人觀看。更重要的是，不用擔心會不會有格式不對的狀況。

善用Google 文件這個功能，可以減少許多文件上往返的不便，更重要的是，能減低為了雞毛蒜皮、一兩個錯字而必須印出整份文件的浪費。我認為Google 文件最大的便利性就是善加利用了網路的優勢，也許現階段談取代整個現行office還談太早，但這的確讓我們看到，不是只有word、powerpoint才是唯一能處理文件的選擇。

透過Google 文件的相輔相成，我們可以大幅提昇我們的作業效率。