2008年7月28日

Google 文件:協同作業,mail來mail去不嫌累嗎?

Google 文件其實一直是個相當好用的Google服務,只是在我們身邊許多人並不懂得善用這樣一個好用的工具。



而且Google 文件本身還提供了正體中文介面,對我們使用上來說更加友善。只是對周遭許多朋友來說,「打字就是要用word」幾乎跟「喝可樂就是要喝coka cola」一樣已經是種長久的習慣,這不是好不好用的問題,而是太過習慣,將近自然。


Word當然有他擅長的地方,但不可否認他還是有許多問題沒辦法解決。舉個最簡單的例子,版本的相容性每次就是最令人提心吊膽的存在。用office 2007編輯,即使用了「97-2003」版本來儲存,碰到重要場合,還是得多存幾個版本,否則上台簡報一開出來,字型漏了,表格跑了,版型掉了,圖片沒了,每個問題都可以讓你夠挫咧等。

Google 文件以「文件編輯」的角度來看,功能的確不夠全面,尤其比起office來說,真的只能說是「堪用」而不是「好用」。但即使如此,Google 文件讓瀏覽器變成文字編輯軟體,有許多功能是建築在網路上的服務所佔據的優勢。

比如說我們常常會碰到一種情況,一份作業必須靠三四個人一起完成,或一份報告必須讓大家一起瀏覽勘誤,這種我們需與他人協同作業,即使是坐在旁邊的同事,仍然免不了許多文件上的往返。這種時候,你該用什麼方式來提高文件交換的效率?

  • 用mail?每次夾檔來夾檔去,不嫌麻煩嗎?
  • 用MSN,每次檔案丟來丟去,還要看存在哪個資料夾,事情一忙不會漏了嗎?
  • 用紙本印出來討論,什麼!?你嫌對地球傷害還不夠嗎?況且如果兩個人距離很遠怎麼辦?

這就是word力有未逮的時候,而我們反而可以透過Google 文件來解決這種協同作業上的不便。因為Google 文件有提供「共用」的功能,透過這個選項,你可以邀請對方一起透過瀏覽器來編輯文件,甚至還能在編輯畫面線上交談,如何,夠炫了嗎?(但必要條件是參與編輯的人都需有Google帳號

方法很簡單,先進入任何一份你所開啟的文件,假定就是必須協同作業的作業。 然後選擇畫面右上方的「共用」選項。

可以看到有好幾種共用方式, 如果你想針對某個帳號作共用,請選擇「與其他人共用」,或者可以選擇「作為附件以電子郵件傳送」,Google 文件會將這份文件轉存成你選擇的格式(.doc,或.pdf)來進行傳送。一般我們協同作業必須長時間來互相編輯,因此建議選擇「以其他人共用」。


Google 文件會開啟一個視窗,接著只要按照畫面指示,輸入邀請對象、是否開放讓受邀對象有權限在邀請他人等等設定即可。設定完成後,對方的Gmail就會收到一封通知信,就能開始進行共同編輯這份文件的作業了。


另外附帶講解,有時候我們只是需要讓對方看過這份文件,並不需要讓對方擁有編輯權限,或是說我們有一份草稿需要讓許多組員過目,使用mail傳送文件可能是個好方法,但又擔心格式不統一、或是其他考量因素,其實有更簡單的方法。

我們只需在「共同」這個選項,選擇「以網頁發佈」,Google 文件一樣會開啟一個視窗,讓我們進行設定。


只要按下「發佈文件」以後,就會出現一串連結網址:


任何人只要點選這個連結,就能開啟這份文件的網頁版,不需word、只要透過瀏覽器就能把這份文件完整的讓他人觀看。更重要的是,不用擔心會不會有格式不對的狀況。

善用Google 文件這個功能,可以減少許多文件上往返的不便,更重要的是,能減低為了雞毛蒜皮、一兩個錯字而必須印出整份文件的浪費。我認為Google 文件最大的便利性就是善加利用了網路的優勢,也許現階段談取代整個現行office還談太早,但這的確讓我們看到,不是只有word、powerpoint才是唯一能處理文件的選擇。

透過Google 文件的相輔相成,我們可以大幅提昇我們的作業效率。